Tilleggsinformasjon:
Vi ser at det er stor forvirring rundt hva dette kravet faktisk innebærer, og vi ser oss nødt til å forklare de juridiske konsekvensene for fellesskapet.
Når man krever fysisk møte etter Borettslagsloven § 7-4 og ber styret trekke den digitale gjennomføringen, får dette følgende konsekvenser etter loven:
- Kun fysisk deltakelse gir stemmerett
Alle som ønsker å stemme, må møte fysisk i salen, eller levere en skriftlig fullmakt på papir til en annen person som møter.
- Digital løsning kan ikke brukes
Det er ikke anledning til å gjennomføre møtet som et hybridmøte, og det vil ikke være mulig å stemme digitalt.
Det er dermed ikke juridisk mulig å kreve fysisk møte etter denne paragrafen og samtidig beholde digital gjennomføring.
Når et gyldig krav er fremsatt i tråd med lovens vilkår, plikter styret å gjennomføre generalforsamlingen som et rent fysisk møte.
Borettslagsloven gir ikke andelseierne rett til å kreve en bestemt teknisk løsning.
Valg av teknisk plattform ligger under styrets styringsrett.
Etter gjeldende rett legges det til grunn at en signatur fra en myndig person er bindende, og innebærer at man har tatt stilling til innholdet i det som signeres.
TOBB opplyste den 30/4 at kravet anses juridisk bindende.
Styret har mottatt flere henvendelser om tilbaketrekking av signaturer. Om dette er juridisk godkjent, vil bli avklart i dialog med forretningsfører og advokat neste uke.
Hei alle sammen,
Styret registrerer at det pågår en del diskusjon rundt gjennomføringen av årets generalforsamling. For å sikre god og lik informasjon til alle andelseiere, ønsker vi å forklare kort og tydelig hva som har skjedd, og hva som gjelder videre.
Styret hadde opprinnelig planlagt å gjennomføre generalforsamlingen som et digitalt/hybrid møte, slik at andelseiere kunne delta enten fysisk eller digitalt. Bakgrunnen for dette var blant annet erfaringer fra tidligere generalforsamlinger, hvor det har forekommet tekniske utfordringer både ved oppstart og underveis. I år valgte styret derfor å benytte TOBB sin løsning, som brukes av mange borettslag og oppleves som stabil, fleksibel og forutsigbar.
Onsdag 29. april kl. 12:45 mottok styret per epost et krav om endring av møteform. Kravet var da ikke dokumentert med signaturlister. Innsendere ble informert om at kravet måtte dokumenteres med signaturlister i henhold til lovens krav, og at frist for innsending ble satt til kl. 18:00 samme dag. Det ble også informert om at et slikt krav innebærer at generalforsamlingen må gjennomføres som fysisk møte. Styret mottok tilbakemelding om at innsendere ikke hadde anledning til å levere dokumentasjon innen fristen. Fristen ble derfor utvidet til kl. 00:00 samme dag.
Innen midnatt 29. april mottok styret et dokumentert krav fra andelseiere som samlet representerer minst 10 % av stemmene i borettslaget, jf. borettslagsloven § 7-4 fjerde ledd. Innsendere fikk bekreftelse på mottak 30. april, og ble samtidig informert om at generalforsamlingen dermed må gjennomføres som et fysisk møte, med stemmegivning ved personlig oppmøte. Dette ble bekreftet mottatt.
Etter at innkallingen ble sendt ut, mottok styret ingen henvendelser eller innspill om møteformen før kravet om endring kom 29. april.
Når et slikt krav nå er levert og oppfyller lovens vilkår, har styret ikke anledning til å velge en annen møteform eller gå tilbake til digital gjennomføring.
Dette innebærer at:
- Generalforsamlingen blir et fysisk møte
- Stemmegivning skjer ved personlig oppmøte
- Det vil ikke være digital avstemning
- Planlagt møte 5. mai utgår
Ny dato for generalforsamlingen, samt praktisk informasjon, vil bli sendt ut så snart dette er avklart.
Styret er kjent med at det i etterkant har kommet henvendelser om eventuell tilbaketrekking av signaturer. Dette vil bli avklart i dialog med forretningsfører og juridisk rådgiver, i tråd med gjeldende regelverk.
Dersom noe er uklart, er styret tilgjengelig på e‑post og svarer så godt vi kan innenfor gjeldende regler.
For å sikre åpenhet publiserer vi nedenfor ordlyden i kravet som er fremsatt. Kravet er gjengitt uten navn eller andre personopplysninger.
Flatåsen, 29.04.26
GENERALFORSAMLING GJENNOMFØRES SOM FYSISK MØTE,
ALTERNATIVT SOM ET HYBRIDMØTE
Vi viser til innkalling til ordinær generalforsamling 21.04.26, hvor det er lagt opp til digital gjennomføring.
Andelseiere som representerer minst 10 % av stemmene i borettslaget stiller med dette krav om at generalforsamlingen gjennomføres som fysisk møte, alternativt som et hybridmøte med mulighet for både fysisk og digital deltakelse. Et møte hvor alt gjennomføres samme kveld. Borettslagsloven § 7-4 fjerde ledd.
Bakgrunnen for kravet er hensynet til forsvarlig behandling av saker, reell deltakelse og behovet for direkte dialog mellom andelseierne. Vi viser til at generalforsamlingen er borettslagets øverste organ, og at gjennomføringen må sikre at andelseiernes medvirkning ivaretas på en betryggende måte, jf. Borettslagsloven.
Vi ber styret om å omgjøre beslutningen om digital gjennomføring.
Vi vil også påpeke at selv om innkalling etter Borettslagsloven § 7-6 tredje ledd, kan sendes elektronisk, er det ikke gitt at alle andelseiere har like god tilgang til eller oppfølging av digitale løsninger. Flere andelseiere har gitt uttrykk for at de ikke har mottatt innkallingen. Hos noen har innkallingen havnet i spam-filtre på e-postkontoene. Dette understreker behovet for innkalling og møteformer som sikrer en reell og likeverdig deltakelse.
Det forventes derfor at innkalling og saksliste gjøres tilgjengelig for andelseierne i papirformat, for å sikre forsvarlig og tilgjengelig informasjonsflyt.
Dersom kravet ikke imøtekommes, vil vi benytte retten etter Borettslagsloven § 7-5 til å kreve ekstraordinær generalforsamling. Dette brevet er da å regne som et krav om ekstraordinær generalforsamling. Saken vil da være:
“Innstruks til styret om at generalforsamlingen skal gjennomføres som fysisk møte, alternativt som et hybridmøte”. Et møte hvor alt foregår samme kveld.